01Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
- Société
- Ads Auto, [FORME JURIDIQUE]
- Siège
- [ADRESSE DU SIÈGE]
- Numéro d'entreprise
- [NUMÉRO D'ENTREPRISE / TVA]
- Contact vie privée
- [email protected]
Cette politique s'applique au site, aux espaces marque et prestataire, et au suivi GPS des véhicules en campagne. Elle est établie conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement (UE) 2016/679) et à la loi belge du 30 juillet 2018.
02Données que nous collectons
Tous les utilisateurs
- identité et contact : nom, adresse e-mail, téléphone le cas échéant ;
- données de connexion : identifiant de compte, date de dernière connexion, adresse IP et journaux techniques ;
- demandes de devis et échanges avec notre équipe.
Marques
- société, numéro d'entreprise / TVA, adresse de facturation, personnes de contact ;
- commandes, contrats signés, factures et statut des paiements. Les données de carte bancaire sont traitées par Stripe : nous ne les voyons pas.
Prestataires
- véhicule : type, modèle, plaque d'immatriculation, ville, photos de la carrosserie ;
- conventions signées, coordonnées bancaires pour le versement de la rémunération ;
- documents du propriétaire : pièce d'identité (numéro de registre national masqué), certificat d'immatriculation et attestation d'assurance du véhicule, et la trace de leur vérification (date, résultat, motif d'un refus) ;
- positions GPS : latitude, longitude, vitesse, date et heure, et les kilomètres et temps de conduite qui en sont déduits.
Signature électronique
Nom saisi, date et heure, adresse IP et empreinte du document signé, conservés comme preuve de la signature.
03Suivi GPS : ce qu'il faut savoir
Les positions ne sont collectées que pour les véhicules engagés dans une campagne, et pendant la durée de celle-ci. Elles proviennent de l'application Traccar Client installée sur le téléphone du conducteur ou d'un boîtier GPS posé dans le véhicule, retiré en fin de campagne.
- Elles servent à prouver les kilomètres parcourus, à valider les objectifs de la campagne et à calculer les bonus.
- La marque n'accède qu'aux données des véhicules de sa propre campagne, pendant la campagne.
- Elles ne sont jamais vendues ni utilisées à d'autres fins (pas d'évaluation de la conduite, pas de publicité ciblée).
Si le véhicule est aussi utilisé par un salarié du prestataire, il appartient au prestataire, en tant qu'employeur, d'informer ce conducteur du suivi.
04Documents des propriétaires
Avant de mettre un véhicule en campagne, nous vérifions que la personne qui l'inscrit en est bien le titulaire ou l'utilisateur autorisé, et qu'il est assuré. Le propriétaire nous envoie pour cela, depuis son espace, une pièce d'identité, le certificat d'immatriculation et l'attestation d'assurance du véhicule.
- Numéro de registre national : nous ne sommes pas autorisés à l'utiliser (loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques). Le propriétaire le masque avant l'envoi ; un document où il reste lisible est refusé et supprimé. La photo peut aussi être masquée : nous n'en avons pas besoin.
- Pièce d'identité : le fichier est supprimé dès la vérification (acceptée ou refusée), et au plus tard 30 jours après l'envoi s'il n'a pas été vérifié. Nous gardons seulement la date, le résultat du contrôle et la personne d'Ads Auto qui l'a fait.
- Certificat d'immatriculation et attestation d'assurance : gardés pendant la collaboration. Le propriétaire peut les remplacer ou les supprimer à tout moment depuis son espace. Un document refusé est supprimé aussitôt.
- Ces documents ne sont accessibles qu'à l'équipe Ads Auto et au propriétaire lui-même : jamais aux marques, ni aux floqueurs, ni au public. Ils sont stockés dans un espace privé et servis uniquement après contrôle de l'identité de la personne connectée.
05Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Créer et gérer votre compte, traiter vos commandes et conventions | Exécution du contrat |
| Suivi GPS des véhicules en campagne, objectifs, tableau de bord et rapports | Exécution du contrat |
| Vérifier l'identité du propriétaire, qu'il est titulaire ou utilisateur autorisé du véhicule, et que celui-ci est assuré | Mesures précontractuelles et exécution du contrat ; intérêt légitime (prévenir la fraude et l'usage d'un véhicule sans l'accord de son titulaire) |
| Paiements, facturation et versement des rémunérations | Exécution du contrat ; obligation légale (comptabilité) |
| Répondre aux demandes de devis | Mesures précontractuelles |
| Sécurité du site, prévention de la fraude, preuve des signatures | Intérêt légitime |
| Informer nos clients professionnels de nouveaux services similaires | Intérêt légitime (vous pouvez vous y opposer à tout moment) |
06Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Positions GPS détaillées | 13 mois maximum, puis suppression. Seules des statistiques agrégées (km par jour, communes) sont gardées pour les rapports. |
| Contrats, conventions et preuves de signature | 7 ans après la fin du contrat |
| Factures et pièces comptables | Durée imposée par la législation comptable et fiscale belge |
| Compte utilisateur | Tant que le compte est actif, puis 3 ans après le dernier contact |
| Pièce d'identité du propriétaire (fichier) | Supprimée dès sa vérification, et au plus tard 30 jours après l'envoi. Seuls la date et le résultat du contrôle sont gardés, avec le compte |
| Certificat d'immatriculation et attestation d'assurance | Pendant la collaboration (suppression possible à tout moment depuis l'espace propriétaire) ; supprimés aussitôt en cas de refus |
| Photos des véhicules | Tant que le véhicule est inscrit, puis 1 an |
| Demandes de devis sans suite | 3 ans |
07Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles à l'équipe Ads Auto, aux floqueurs mandatés pour la pose et le retrait (coordonnées et véhicule uniquement), et à la marque pour les données de sa campagne. Les documents des propriétaires (pièce d'identité, certificat d'immatriculation, assurance) ne sont accessibles qu'à l'équipe Ads Auto. Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :
| Sous-traitant | Usage | Localisation et garanties |
|---|---|---|
| Auth0 (Okta) | Authentification et gestion des comptes | UE / États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| Stripe | Paiement des abonnements (carte, Bancontact, SEPA) | Irlande / États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| DocuSign | Signature électronique des contrats et conventions | UE / États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| SendGrid (Twilio) | Envoi des e-mails (objectifs du jour, rapports, notifications) | États-Unis (clauses contractuelles types, Data Privacy Framework) |
| DigitalOcean | Hébergement du site, de la base de données et des fichiers (contrats, photos, documents des propriétaires) | Amsterdam, Pays-Bas (Union européenne) |
Les fonds de carte sont chargés depuis les serveurs d'OpenStreetMap, qui reçoivent l'adresse IP de votre navigateur. Nous ne vendons ni ne louons vos données.
08Vos droits
Vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données :
- accès et copie ;
- rectification des données inexactes ;
- effacement, dans les limites de nos obligations légales et contractuelles ;
- limitation du traitement et opposition, notamment à la prospection ;
- portabilité des données que vous nous avez fournies.
Écrivez-nous à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité.
Réclamation
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l'autorité de contrôle belge :
- Autorité
- Autorité de protection des données (APD / GBA)
- Adresse
- Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
- Téléphone
- +32 2 274 48 00
- [email protected]
- Site web
- www.autoriteprotectiondonnees.be
10Sécurité
Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les fichiers (contrats, photos, documents des propriétaires) sont stockés dans un espace privé, les accès d'administration sont réservés à des adresses vérifiées et les clés des appareils GPS sont propres à chaque véhicule. En cas de violation de données présentant un risque pour vous, nous vous en informerons conformément au RGPD.